01 고객 카드
기본정보와 연락처, 등록증, 여권이 한 장에 정리됩니다. 여기에 출입국 업무 특유의 연결 정보가 붙습니다. 숙소제공자와 신원보증인은 따로 연결해 두고, 서식을 만들 때 해당 칸으로 그대로 들어갑니다. 지금 무슨 업무가 진행 중인지, 지난 업무가 무엇이었는지도 같은 화면에서 보입니다.
02 대시보드
접수해 두고 몇 달을 기다리는 업무, 서류 보완을 요청해 놓고 잊기 쉬운 업무가 출입국 업무의 대부분입니다. 업무마다 며칠이 지났는지 자동으로 세고, 오래된 업무는 숫자 색이 진해져 목록 위쪽에서 바로 눈에 띕니다. 완료로 넘기기 전까지 화면에서 사라지지 않습니다.
금액을 고쳐도 바로 저장되지 않습니다. ‘선택처리’를 누른 항목만 한 번에 반영됩니다.
03 문서 자동작성
고객 정보와 신원보증인·숙소제공자, 사무소 정보를 모아 서식의 각 칸을 채워 내려 줍니다. 같은 내용을 자격마다 다시 옮겨 적을 일이 없습니다.
| 연동 서식 | 81종. 통합신청서(체류기간 연장, 체류자격 변경, 외국인등록, 등록사항 변경, 체류지 변경), 위임장, 거주숙소제공확인서, 신원보증서, 사실증명 발급·열람 신청서, 가족관계등록부 등 증명 신청서 등. |
|---|---|
| 원클릭 작성 | 위임장 · 하이코리아 · 소시넷(등록증) · 소시넷(여권) 네 가지를 클릭 한 번에 한 파일로 만듭니다. 여러 개를 고르면 정해진 순서로 이어 붙습니다. |
| 역할별 칸 | 신청인 / 신원보증인 / 숙소제공자 / 법정대리인 / 행정사 / 합산자. 미성년자는 법정대리인 칸으로 바뀌고, 합산자 칸은 영주 자격 변경 신청에서만 나옵니다. |
| 도장 · 서명 | 역할별로 ‘서명 / 도장 / 없음’을 고릅니다. 도장은 한글 이름이 있으면 한글 도장, 없으면 영문 이니셜 도장으로 만들어 넣습니다. ‘없음’을 고른 칸에 시스템이 임의로 서명을 넣지 않습니다. |
| 작성일 | 비우기 · 오늘 · 임의 날짜 중에서 고릅니다. 접수 예정일에 맞춰 미리 만들어 두는 경우를 위한 선택입니다. |
| 편집 후 재다운로드 | 만들어진 결과를 보고 특정 칸만 고쳐 다시 받을 수 있습니다. 고객 정보를 처음부터 다시 불러오지 않습니다. |
| 출력 | 내려받은 뒤에도 칸을 고칠 수 있는 서식으로 나옵니다. 값이 제자리에 잘 들어갔는지 만들 때마다 확인하고, 어긋나면 파일을 내려주지 않습니다. |
04 여권 · 외국인등록증 판독
스캐너에 올리거나 사진을 찍으면 문자 인식으로 이름과 번호, 만기일을 읽어 고객 카드에 넣어 줍니다. 여권은 아래쪽 판독 줄에서 여권번호와 생년월일, 국적, 유효기간을, 외국인등록증은 등록번호와 체류자격, 만기일을 읽습니다. 열 칸 넘게 손으로 옮겨 적던 일이 확인 한 번으로 줄어듭니다.
판독 결과는 원본 상태(구겨짐, 반사, 해상도)에 따라 달라집니다. 읽은 뒤 확인 단계를 항상 거치도록 만들었습니다.
05 실무지침
F-2, E-7 같은 큰 분류가 아니라 F-2-7-1, E-7-4처럼 세부코드까지 나눠 정리했습니다. 실제로 심사 기준과 제출 서류가 갈리는 자리가 세부코드이기 때문입니다.
| 수록 범위 | 취업 자격과 비취업 자격 전반. 항목 수가 많은 자격은 E-7 47건, F-2 39건, F-1 33건, D-1 23건, E-9 20건, D-8 18건, F-5 12건 순입니다. |
|---|---|
| 다루는 업무 | 체류기간 연장, 체류자격 변경, 체류자격 부여, 외국인등록, 등록사항 변경, 체류지 변경, 체류자격외 활동, 근무처 변경·추가, 재입국허가, 사증발급인정서 등. |
| 항목마다 담긴 내용 | 업무 개요, 제출 서식, 첨부서류, 예외 조건 요약, 수수료 기준, 근거 자료 위치, 실무 참고. |
| 서식 연결 | 항목에서 바로 해당 서식의 문서 자동작성으로 넘어갑니다. |
| 개정 반영 | 연동 매뉴얼이 새 판으로 올라오면 바뀐 쪽을 찾아 확인 목록에 올립니다. 확인을 거치지 않은 변경은 업무 화면에 들어가지 않습니다. |
| 매뉴얼 열람 | 최신 매뉴얼을 항목이 가리키는 쪽에서 바로 열어 대조합니다. |
06 일일 · 월간 결산
업무를 처리하면서 적은 수수료와 지출이 그날 결산에 쌓이고, 한 달이 지나면 업무군별 손익으로 정리됩니다. 어느 업무가 남고 어느 업무가 품만 드는지 숫자로 보입니다. 전년 비교는 달 전체끼리가 아니라 같은 날짜까지로 맞춰, 3월 12일에 보는 3월 실적은 전년 3월 12일까지와 견줍니다.
| 업무군 | 건수 | 매출 | 순이익 |
|---|---|---|---|
| 출입국 | 48 | 612만 | 431만 |
| 전자민원 | 21 | 188만 | 152만 |
| 공증 | 9 | 143만 | 61만 |
| 영주권 | 4 | 210만 | 168만 |
숫자는 화면 구성 예시입니다.
07 서명 · 날인
08 안전한 관리
여권번호와 외국인등록번호를 다루는 업무입니다. 아래 항목은 따로 설정하지 않아도 처음부터 동작합니다.
모든 조회와 저장이 로그인한 사무소 안에서만 이뤄집니다. 다른 사무소 자료가 우리 화면에 섞이는 일도, 그 반대도 없습니다.
등록번호 뒷자리처럼 민감한 항목은 알아볼 수 없는 형태로 보관하고, 화면에는 가려 보여 줍니다. 서식을 만들 때만 제자리에 들어갑니다.
한 계정은 한 곳에서 열립니다. 다른 곳에서 새로 열면 이전 화면은 정리되므로, 옮겨 다니며 써도 계정이 열린 채 남지 않습니다.
평소와 다른 기기에서 로그인되면 사무소 관리자에게 알려 드립니다. 쓰던 기기에서 다시 로그인하는 경우는 알림 대상이 아닙니다.
업무 기록은 사무소에 남습니다. 계정만 정리하면 되고, 인수인계용 자료를 따로 옮기지 않아도 됩니다.
자료를 지우거나 지침을 반영하는 일은 언제 누가 했는지 남습니다. 기록에는 고객 개인정보를 담지 않습니다.
| 자료 보관 | 업무 자료가 저장되는 곳은 한 군데입니다. 화면과 서식, 검색, 결산이 모두 같은 자료를 봅니다. |
|---|---|
| 로그인 | 로그인하면 일정 시간 동안 유지되고, 요청마다 계정 상태를 확인합니다. 비밀번호를 여러 번 틀리면 잠시 잠깁니다. |
| 삭제 | 삭제는 확인 절차를 거칩니다. 업무 자료가 남아 있는 계정은 완전삭제가 되지 않습니다. |
| 권한 | 대표자와 실무자를 나눕니다. 서식에 들어가는 대표자 정보는 실무자 값으로 바뀌지 않습니다. |
| 백업 | 자료는 정기적으로 백업합니다. 사무소가 직접 엑셀 서식으로 내려받아 보관할 수도 있습니다. |
